Statens standard avtale for tjenestekjøp (SSA-L)

  1.      Alminnelige bestemmelser

1.1                  Avtalens omfang

Avtalen gjelder levering av løpende tjenester over internett («as a service»-leveranser).

Kunden har på bakgrunn av sine formål og behov fremstilt sine krav for tjenesten i bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon). Tjenesten kan også omfatte installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner dersom dette er spesifisert i bilag 1. Leverandøren har beskrevet sin tjeneste basert på Kundens kravspesifikasjon i bilag 2 (Leverandørens beskrivelse av tjenesten).

Dersom det etter Leverandørens mening er åpenbare feil eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon, skal Leverandøren påpeke dette i bilag 2.

Med avtalen menes denne generelle avtaleteksten med bilag.

1.2                  Bilag til avtalen

1.3                  Tolkning – rangordning

Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 7 med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag.

Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn:

1.      Den generelle avtaleteksten går foran bilagene.

2.      Bilag 1 går foran de øvrige bilagene.

3.      I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridprinsipper gjelde:

a.      Bilag 2 går foran bilag 1.

b.      Bilag 7 går foran den generelle avtaleteksten.

c.       Hvis den generelle avtaleteksten henviser endringer til et annet bilag enn bilag 7, går slike endringer foran den generelle avtaleteksten.

d.      Bilag 8 går foran de øvrige bilagene.

1.4                  Endringer av avtalen etter avtaleinngåelsen

Dersom Kunden etter at avtalen er inngått, har behov for å endre kravene til tjenesten eller andre forutsetninger for avtalen på en slik måte at tjenestens karakter eller omfang blir annerledes enn avtalt, kan Kunden anmode om en endringsavtale.

Leverandøren kan kreve justeringer i vederlag eller tidsplaner som følge av endringen. Krav om justert vederlag eller tidsplan må fremsettes senest samtidig med Leverandørens svar på Kundens anmodning om endringsavtale.

Endringer av tjenesten skal skje skriftlig og skal undertegnes av bemyndiget representant for partene. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 8, og uten opphold gi Kunden en oppdatert kopi.

1.5                  Partenes representanter

Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av parten i saker som angår avtalen. Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere i bilag 5.

2.                Partenes Overordnede ansvar

2.1                  Leverandørens ansvar for tjenesten

Leverandøren har ansvaret for at tjenesten som leveres er i henhold til denne avtalen, oppfyller de krav og beskrivelser som er spesifisert i bilag 1 og 2 innen de frister som er avtalt i bilag 3. Leverandøren har også ansvaret for at tjenesten er i henhold til kravene til tjenestenivå. Kravene til tjenestenivå fremgår av bilag 4. Drift av tjenesten er inkludert i vederlaget.

For tjenester der det ikke er angitt eksplisitte krav til tjenestenivå, skal tjenestenivået tilsvare det som kan forventes av en alminnelig god tilsvarende tjeneste i markedet.

Uønskede hendelser etter leveringsdag skal håndteres etter de rutiner og innen de frister som fremgår av bilag 4.

2.2                  Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser

I den grad tredjepartsleveranser er inkludert i tjenestene fra Leverandøren, skal kopi av vilkårene for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveransene være vedlagt i bilag 9. Vilkårene er bindende for Kunden.

Leverandøren skal i bilag 9, så godt som man kan forvente av en profesjonell leverandør, beskrive hvilke forpliktelser vilkårene pålegger Kunden og hvilke ansvarsbegrensninger tredjepart forbeholder seg.

Leverandøren er ikke ansvarlig overfor Kunden for feil i tredjepartsleveranser som oppstår etter leveringsdag. Dette innebærer at Kunden ikke kan påberope seg manglende oppfyllelse av avtalte kvalitetskrav etter leveringsdag, herunder krav til tjenestenivå, dersom dette skyldes feil i tredjepartsleveranser. Dette gjelder også tap eller ødeleggelse av data. Ansvarsbegrensningene i dette avsnittet gjelder ikke dersom Leverandøren kunne eller burde ha begrenset omfanget og/eller konsekvensene av slike feil.

Ved feil i tredjepartsleveranser plikter Leverandøren å melde feilen til tredjepart, begrunne overfor Kunden hvorfor han ikke kunne eller burde ha begrenset omfanget og/eller konsekvensene av slike feil og holde Kunden orientert om status for feilrettingen. Dersom Leverandøren er ansvarlig for installasjon av tredjepartsleveranse(r) som del av avtalen, skal Leverandøren teste at tredjepartstjenesten(e) fungerer etter feilretting i henhold til de retningslinjer Kunden eventuelt har angitt i bilag 1, jf. avtalens punkt 1.1.

Dersom avtalt funksjonalitet i bilag 1 og 2 fjernes i tredjepartsleveranser og Leverandøren ikke evner å hindre dette, vil slikt tap av funksjonalitet kunne gi Kunden krav på prisavslag etter punkt 9.2.1 tredje ledd og/eller heving etter punkt 9.2.5 annet ledd. Det samme gjelder dersom avtalt funksjonalitet ikke er til stede i opprinnelig leveranse og dette ikke blir rettet innen rimelig tid, jf. avtalens punkt 9.2.1 fjerde ledd og punkt 9.2.5 tredje ledd. 

2.3                  Kundens medvirkningsansvar

Kunden skal bidra til å legge forholdene til rette for at Leverandøren skal få utført sine plikter etter denne avtalen.

3.                ETABLERING OG Gjennomføring av tjenesten

3.1                  Plan for etableringsfasen

Der det er behov for en etableringsfase, skal Leverandøren, i samarbeid med Kunden, utarbeide en plan for denne. Planen skal omfatte beskrivelse av roller og ansvar samt fremdriftsplan. I den grad det er avtalt installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner skal fremdriftsplan og rollefordeling for dette også beskrives i planen.

Plan for etableringsfasen skal eventuelt inntas i bilag 3.

3.2                  Leveransefrist og Leveransemelding

Fristen for når tjenesten skal være tilgjengelig fremgår av bilag 3.   

Leverandøren skal sende skriftlig melding (leveransemelding) til Kunden når tjenesten kan tas i bruk.

3.3                  Godkjenningsprøve og Leveringsdag

Dersom ikke annet er avtalt i bilag 3, skal Kunden undersøke tjenesten i en periode på 10 (ti) virkedager fra første virkedag etter at Leverandøren har sendt leveransemelding til Kunden (godkjenningsprøven).

Dersom Kunden godkjenner tjenesten, skal Kunden sende Leverandøren skriftlig melding om det. Leveringsdag anses inntruffet første virkedag etter at melding er sendt. Dersom Kunden underkjenner tjenesten, må melding om dette være sendt Leverandøren innen utløpet av godkjenningsprøven. Dersom melding om underkjenning ikke er sendt innen godkjenningsperiodens avslutning, anses leveringsdag som inntruffet første virkedag etter godkjenningsprøvens avslutning.

Kunden kan ikke underkjenne tjenesten dersom feilen(e) er uvesentlige for Kundens bruk. A- og B-feil anses hver for seg som vesentlige, med unntak av B-feil som ikke er vesentlige for Kundens mulighet til å ta tjenesten i ordinær bruk mens feilretting pågår. C-feil anses som uvesentlige, hvis ikke flere C-feil samlet sett medfører at godkjennelse vil være klart urimelig.

Feil i tredjepartsleveranser gir tilsvarende adgang til å underkjenne tjenesten som øvrige feil. Kunden kan alternativt godkjenne tjenesten med feil i tredjepartsleveranser. Kunden vil i et slikt tilfelle kunne ha krav på prisavslag i henhold til avtalens punkt 9.2.3.

 Hvis ikke annet fremgår av bilag 3, benyttes følgende definisjon av feil:

Nærmere beskrivelse av godkjenningsprøven, samt andre godkjenningskriterier eller frister, kan avtales i bilag 3.

3.4                  Dokumentasjon og opplæring

Hvis ikke annet er avtalt i bilag 1 og/eller 2, skal Kunden som del av avtalt vederlag for tjenesten, få overlevert eller gis elektronisk tilgang til, slik standard produktbeskrivelse, brukerveiledning og annen dokumentasjon som Leverandøren vanligvis lar følge med ved tjenesten. Fremgår ikke annet av bilag 1 og/eller 2, skal dokumentasjonen være på norsk. Dokumentasjonen skal være datert og være av siste versjon.

Fremgår ikke annet av bilag 3, skal dokumentasjonen leveres senest når Kundens godkjenningsprøve starter, slik at dokumentasjonen kan testes samtidig med tjenesten.

Leverandøren skal bistå med nødvendig opplæring av Kundens personell i den grad det er avtalt i bilag 1 og/eller 2. Priser for eventuell opplæring skal fremgå av bilag 6.

3.5                  Oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag

Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold av tjenesten inngår i vederlaget med mindre annet er særskilt angitt i bilag 6.

Med mindre annet er avtalt i bilag 1 og/eller bilag 2, er Leverandøren ansvarlig for å teste og foreta standardoppgraderinger i tjenesten som er nødvendig for at tjenesten skal oppfylle avtalte krav, herunder krav til tjenestenivå i bilag 4, i avtaleperioden. Nærmere krav til testing kan inntas i bilag 1.

Dersom Leverandøren må gjøre endringer i konfigurasjoner, tilpasninger og/eller integrasjoner for Kunden som følge av standardoppgraderinger som skjer i tredjepartsleveranser, er Leverandøren ansvarlig for å teste tjenesten etter at oppgraderingen(e) og endringen(e) er foretatt.

3.6                  Ytterligere utvikling etter Leveringsdag

Kunden kan bestille videreutvikling av de tjenester som er levert av Leverandøren, innenfor rammene beskrevet i bilag 1 og bilag 2. Vederlaget for slik videreutvikling betales etter medgått tid i henhold til de timesatser som fremgår i bilag 6, med mindre annen vederlagsmodell fremgår av bilag 6. Partene skal bli enige om godkjenningskriterier og fremdriftsplan for slik utvikling. Eventuelle særskilte krav til godkjenningsprøve for slik videreutvikling samt fremdriftsplanen for den denne, skal fremgå av bilag 1 og/eller 3, med mindre partene velger å benytte egen avtale for gjennomføring av slik utvikling.

Partene kan i bilag 1 og/eller 2 avtale at Leverandøren proaktivt og løpende skal vurdere og foreslå endringer i egne tjenester for Kunden. Pris for denne tjenesten skal inntas i bilag 6.

4.                VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER

4.1                  Vederlag

Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget som Kunden skal betale for Leverandørens tjenester, herunder priser for tredjepartsleveranser som inngår i tjenesten, fremgår av bilag 6.

Med mindre annet er angitt i bilag 6, er alle priser oppgitt eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelt andre avgifter.

Alle priser er i norske kroner med mindre Kunden i bilag 6 har åpnet for at priser kan oppgis i utenlandsk valuta.

Leverandøren har rett til å gjennomføre revisjon i Kundens tjenestebruk, for å verifisere at vederlaget som betales er i henhold til avtalen med tanke på antall brukere/lokasjoner eller liknende. Slik revisjon skal varsles med rimelig frist, og skal gjennomføres med minst mulig ulempe for Kunden.

4.2                  Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser

Løpende vederlag forfaller etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager, første gang ikke tidligere enn 30 (tretti) kalenderdager etter leveringsdag.

Det er et krav at leverandøren bruker elektronisk faktura i godkjent standardformat i henhold til forskrift av 2. april 2019 om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.

Dersom leverandøren ikke etterkommer krav om bruk av elektronisk faktura, kan oppdragsgiveren holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i godkjent standardformat leveres. Oppdragsgiveren skal uten unødig opphold gi melding om dette. Dersom slik melding er gitt, løper opprinnelig betalingsfrist fra tidspunktet elektronisk faktura i godkjent standardformat er levert.

Dersom opplysninger i faktura eller fakturagrunnlag inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, og det vil være fare for avsløring av slike opplysninger, kan krav om elektronisk faktura fravikes, med mindre det finnes tilfredsstillende tekniske sikringsløsninger som ivaretar konfidensialitet.

Øvrige pris- eller betalingsvilkår skal fremgå av bilag 6.

Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader knyttet til elektronisk faktura.

4.3                  Forsinkelsesrenter

Dersom Kunden ikke betaler til avtalt tid, har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven).

4.4                  Betalingsmislighold

Dersom forfalt uomtvistet vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt.

Heving kan ikke skje hvis Kunden gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp.

4.5                  Prisendringer

Leverandørens priser kan endres ved hvert årsskifte tilsvarende økningen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen), første gang med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble signert, med mindre annen indeks er avtalt i bilag 6.

Leverandørens priser kan også endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Leverandøren skal i et slikt tilfelle varsle Kunden om dette. Prisendringene må dokumenters og gjelder fra Kundens mottak av varsel om prisendringene.

Endringer i priser for tredjepartsleveranser som inngår i tjenesten gir ikke krav på prisendringer for tjenesten med mindre det er særskilt avtalt i bilag 6.

Dersom Kunden åpner for eventuelle andre bestemmelser om prisendringer skal dette fremgå av bilag 6.

5.                Varighet, Avbestilling og avslutning

5.1                  Varighet

Avtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av partene.

Dersom ikke annen varighet er avtalt i bilag 5, gjelder avtalen i 3 (tre) år regnet fra leveringsdag. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre den sies opp Kunden med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet.

5.2                  Avbestilling

Kunden kan helt eller delvis avbestille tjenesten under denne avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel. Annen frist for varsel om avbestilling kan avtales i bilag 5.

Med mindre annet avbestillingsgebyr er avtalt i bilag 6, skal Kunden ved avbestilling betale:

a)      det beløp som Leverandøren har til gode for den del av tjenesten som allerede er gjennomført.

b)      Leverandørens nødvendige og dokumenterte direkte kostnader knyttet til omdisponering av personell.

c)      andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandøren påføres som følge av avbestillingen, herunder utlegg og kostnader som Leverandøren har pådratt seg før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger.

d)      et avbestillingsgebyr som tilsvarer 10 % av vederlaget Kunden er fakturert de siste tre måneder før avbestillingen.

Ved delvis avbestilling skal avbestillingsgebyret beregnes på grunnlag av en forholdsmessig avregning av gebyret som avtalt i bokstav d.

I den grad det er avtalt at tjenesten er skalerbar med hensyn til betaling ved reduksjon av antall brukere, funksjonalitet eller liknende, vil Kundens bruk av denne avtalte skalerbarheten ikke regnes som avbestilling.

5.3                  Avslutning av avtalen

Avslutningsperioden varer fra dato for varsel om oppsigelse, avbestilling eller heving og til avtalen opphører. Kunden har krav på oppfølgende bistand i inntil 30 (tretti) kalenderdager etter at tjenesten er etablert hos ny leverandør eller hos Kunden selv, også dersom dette skjer etter avtalens opphør.

Tjenesten skal forbli fullverdig i avslutningsperioden, uavhengig av årsaken til avslutning.

Leverandøren skal bistå Kunden i forbindelse med forberedelsene til eventuell inngåelse av ny avtale og levere den informasjon som er nødvendig i forbindelse med slik forberedelse.

Leverandøren plikter å legge til rette for at følgende blir overført til Kunden, eller til tredjepart utpekt av Kunden:

1.      Kundens data inkludert de sikkerhetskopier av Kundens data som Kunden ønsker, herunder datastrukturer og tilhørende metadata for at Kunden enkelt skal kunne nyttiggjøre seg dataene videre.

2.      Lisenser (disposisjonsrett) som Leverandøren administrerer på Kundens vegne når Kunden er lisenstaker.

3.      Andre kontrakter som administreres av Leverandøren på vegne av Kunden.

4.      Eventuell oversikt over eksterne og interne brukere knyttet til Kundens løsning, som Leverandøren har vedlikeholdt for Kunden.

5.      Alle andre data og materiale som tilhører Kunden.

Kunden plikter å betale vederlag for de ytelser som er nevnt over, i henhold til Leverandørens timepriser som angitt i bilag 6. Dersom Kunden har behov for tjenester ut over dette, skal prisberegningen følge det generelle prisnivået i avtalen for øvrig. Kunden skal likevel ikke betale vederlag som beskrevet i dette avsnittet hvis avtalens opphør skyldes vesentlig mislighold fra Leverandørens side.

Leverandøren har ikke under noen omstendighet rett til å tilbakeholde kundens data, jf. punkt 7.2.

For å muliggjøre eventuell sanksjonering av manglende ytelser i forbindelse med avtalens opphør, kan Kunden holde vederlag for siste betalingstermin tilbake i inntil 1 (én) måned etter avtalens opphør dersom avtalen ikke avsluttes som følge av Kundens mislighold.

Kunden plikter å tilbakelevere eventuell dokumentasjon med videre som tilhører Leverandøren.

5.4                  Midlertidig forlengelse av avtalen

Leverandøren er forpliktet til å forlenge avtalen på ellers like vilkår i inntil 6 (seks) måneder etter avtalens opphør, dersom Kunden ber om det. Kunden må varsle om dette minimum 60 (seksti) kalenderdager før avtalens utløp.

Dersom Kunden hever avtalen som følge av Leverandørens mislighold, kan varsel som nevnt i avsnittet over gis samtidig med hevningserklæringen.

Dersom avtalens opphør skyldes Kundens mislighold, må Kunden varsle om forlengelse innen 1 (én) uke etter at Kunden har mottatt Leverandørens hevingsvarsel. Kundens rett til forlengelse er i disse tilfeller betinget av at Kunden forskuddsbetaler vederlag for forlengelsesperioden som angitt i første avsnitt ovenfor.

6.                informasjonssikkerhets- og personopplysningsvern

6.1                  Informasjonssikkerhet

Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å ivareta krav til informasjonssikkerhet i forbindelse med gjennomføring av tjenesten.

Dette innebærer at Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for å sikre konfidensialitet av Kundens data samt tiltak for å sikre at data ikke kommer på avveie. Videre skal Leverandøren iverksette forholdsmessige tiltak mot utilsiktet endring og sletting av data samt mot angrep av virus og annen skadevoldende programvare.

Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes informasjonssikkerheten skal ivaretas fra Leverandørens side, skal Kunden angi dette i bilag 1.

Leverandøren plikter å holde Kundens data atskilt fra eventuelle tredjeparters data for å redusere faren for beskadigelse av data og/eller innsyn i data. Med atskilt forstås at nødvendige tekniske tiltak som sikrer data mot uønsket endring og innsyn, er iverksatt og opprettholdt. Som uønsket endring og innsyn anses også tilgang fra ansatte hos Leverandøren eller andre som ikke har behov for informasjonen i sitt arbeid for Kunden.

Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes Leverandøren skal ivareta kravet til atskillelses av data, skal Kunden angi dette i bilag 1.

Leverandøren skal påse at leverandører av tredjepartsleveranser foretar tilstrekkelig og nødvendig sikring av Kundens data.

Dersom Kunden har nærmere krav til hvorledes Leverandøren skal påse at leverandør(er) av tredjepartsleveranser foretar tilstrekkelig og nødvendig sikring av Kundens data, skal Kunden angi dette i bilag 1.

6.2                  Personopplysninger

Dersom Leverandøren ved utførelsen av tjenesten skal behandle personopplysninger, skal Leverandøren i bilag 2 beskrive hvordan tilfredsstillende behandling i tråd med personopplysningsregelverket skal oppnås og gjennomføres. Dette omfatter blant annet krav til innebygget personvern. Dette gjelder uavhengig av om Kunden har stilt krav om dette i bilag 1.

Leverandøren skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet ved behandling av personopplysninger. Dersom Kunden har nærmere krav knyttet til Leverandørens informasjonssikkerhetstiltak, skal Kunden angi dette i bilag 1.

Leverandøren skal dokumentere at informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene er tilfredsstillende. Dokumentasjonen skal på forespørsel være tilgjengelig for Kunden og dennes revisorer, samt for Datatilsynet og Personvernnemnda. Dersom Kunden har nærmere dokumentasjonskrav knyttet til informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene, skal Kunden angi dette i bilag 1. Dersom Kunden ber om informasjon for å gjennomføre vurdering av personvernkonsekvenser («Data Protection Impact Assessments»), skal Leverandøren bistå med å fremskaffe slik informasjon.

Leverandøren kan ikke overlate personopplysninger til andre for lagring, bearbeidelse eller sletting uten at det på forhånd er innhentet særlig eller generell skriftlig tillatelse til dette fra Kunden. Leverandøren skal sørge for at eventuelle underleverandører Leverandøren benytter, og som behandler personopplysninger, påtar seg tilsvarende forpliktelser som i avtalens punkt 6.2. Dersom det er innhentet særlig eller generell skriftlig tillatelse, skal Leverandøren underrette Kunden om eventuelle planer om å benytte andre databehandlere eller utskifting av databehandlere, og dermed gi Kunden muligheten til å motsette seg slike endringer. Underleverandører som er godkjent av Kunden skal fremgå av bilag 5.

Personopplysninger skal ikke overføres til land utenfor EØS-området uten overføringsgrunnlag og dokumentasjon som påviser at vilkårene for å benytte overføringsgrunnlaget er oppfylt. Leverandøren skal i et slikt tilfelle dokumentere dette i bilag 2.

Dersom oppdraget går ut på å behandle personopplysninger på vegne av Kunden, plikter Kunden og Leverandøren å inngå en databehandleravtale i samsvar med personopplysningslovgivningen. Dersom Kunden ikke har utarbeidet et utkast til databehandleravtale, skal Leverandøren legge ved et utkast som vedlegg til bilag 2. Databehandleravtale må være inngått før behandlingen av personopplysninger påbegynnes. 

Dersom partene har inngått en databehandleravtale, har databehandleravtalen forrang ved eventuell motstrid med avtalens bestemmelser knyttet til behandling av personopplysninger.

Partenes erstatningsansvar for skade som rammer den registrerte eller andre fysiske personer og som skyldes overtredelse av personvernforordningen (forordning 2016/679), personopplysningsloven med forskrifter eller annet regelverk som gjennomfører personvernforordningen, følger bestemmelsene i personvernforordningen artikkel 82.

Erstatningsbegrensningen i punkt 9.2.7 kommer ikke til anvendelse for ansvar som følger av personvernforordningen artikkel 82.

Partene er hver for seg ansvarlige for overtredelsesgebyr ilagt i henhold til personvernforordningens art. 83.

7.                Eiendoms- og disposisjonsrett

7.1                  Partenes rettigheter

Denne avtalen endrer ikke de opphavs-, disposisjons- eller eiendomsrettighetene partene hadde før avtalen, og som de beholder under gjennomføringen av avtalen, med mindre annet fremgår av bilag 1 eller 2.

Tilgangen til tjenesten omfatter alle de beføyelser som er nødvendig for å benytte tjenesten i henhold til avtalens formål. Med mindre annet er særskilt avtalt, overdras ingen immaterielle rettigheter til Kunden. Kunden har heller ikke eksklusiv tilgang til tjenesten med mindre dette avtales særskilt. 

7.2                  Eiendomsrett til data

Kunden beholder eiendomsrett til alle data som overlates til Leverandøren for behandling, og som lagres eller prosesseres ved hjelp av tjenestene under denne avtalen. Det samme gjelder resultatet av Leverandørens behandling av slike data.

Leverandøren har tilgang til data som nevnt ovenfor utelukkende i den utstrekning som er nødvendig for at Leverandøren skal kunne oppfylle sine forpliktelser i henhold til avtalen.

Leverandøren har ikke under noen omstendighet rett til å utøve tilbakeholdsrett i Kundens data.

8.                Rekonstruksjon av data

I tilfelle av tap eller ødeleggelse av data, skal Leverandøren uten ugrunnet opphold gjenopprette disse og om nødvendig rekonstruere data. Dette gjelder ikke dersom tap av data skyldes feil i tredjepartsleveranser, med mindre Leverandøren kunne eller burde ha begrenset omfanget og/eller konsekvensene av slike feil, jf. punkt 2.2 tredje ledd.

I den utstrekning tap eller ødeleggelse av data skyldes forhold som Leverandøren har ansvaret for, skal gjenoppretting og rekonstruering skje uten ytterligere vederlag. Med mindre annet er avtalt i bilag 1 og 2, er Leverandørens ansvar for kostnader begrenset til å gjenopprette data fra siste sikkerhetskopi samt ansvar for merkostnader som påløper dersom Leverandøren ikke har tatt sikkerhetskopi. Kostnader knyttet til rekonstruksjon av data etter siste sikkerhetskopi kan for øvrig bare belastes Leverandøren hvis årsaken til at data har gått tapt er at Leverandøren har opptrådt uaktsomt. Hvis årsaken til tap av data er slik at Kunden skal betale for rekonstruksjonen, skal Leverandøren avklare omfanget med Kunden før arbeidet påbegynnes. Dersom rekonstruksjon er nødvendig for at Kundens tjeneste skal fungere i ordinær drift, skal arbeidet påbegynnes uten ugrunnet opphold, mens avklaring av omfanget pågår.

Dersom det er umulig for Leverandøren alene å rekonstruere data, skal data i tilfeller som nevnt ovenfor rekonstrueres i samarbeid mellom partene, eller ved hjelp av tredjepart. Dersom Kundens personale helt eller delvis forestår rekonstruksjonen, skal Leverandøren dekke direkte lønnskostnader og andre direkte kostnader som påløper, samt Kundens utlegg og andre direkte kostnader som følge av eventuelle tredjeparter som benyttes til arbeidet. Leverandøren er også forpliktet til å dekke eventuelle andre direkte kostnader som er forbundet med rekonstrueringen i den utstrekning tap eller ødeleggelse av data skyldes forhold Leverandøren har ansvaret for.

I tilfelle av tap eller ødeleggelse av data som skyldes forhold på Kundens side, skal Kunden dekke Leverandørens dokumenterte merkostnader som slike forhold måtte medføre. Dette gjelder likevel ikke dersom rekonstrueringen blir vanskeligere eller mer tidkrevende som følge av at Leverandøren ikke har fulgt de rutiner for sikkerhetskopiering som er avtalt. I de tilfeller Kunden skal dekke Leverandørens merkostnader, skal Leverandøren holde Kunden løpende orientert om hvilke kostnader som pådras, og Kunden skal ha rett til å pålegge Leverandøren å stanse arbeidet med rekonstruksjonen.

9.                Mislighold og sanksjoner

9.1                  Leverandørens mislighold

Det foreligger mislighold fra Leverandørens side dersom tjenesten ikke er i samsvar med de funksjoner, krav eller frister som er avtalt.

Det foreligger likevel ikke mislighold dersom situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure, eller dersom forholdet omfattes av de ansvarsbegrensninger vedrørende tredjepartsleveranser som fremgår av punkt 2.2. Forhold som faller inn under punkt 2.2 siste ledd vil likevel anses som mislighold som kan gi grunnlag for misligholdssanksjoner etter punkt 9.2.1 tredje ledd (prisavslag) eller 9.2.5 annet ledd (heving).

Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.

9.1.1              Varslingsplikt

Dersom Leverandøren ikke kan oppfylle sine forpliktelser som avtalt, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når tjenesten kan leveres. Tilsvarende gjelder dersom det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.

9.2                   Misligholdssanksjoner

9.2.1              Avhjelp og prisavslag

Ved mislighold fra Leverandørens side, er det Leverandørens ansvar å avhjelpe feilen på en slik måte at tjenesten bringes i overensstemmelse med det som er avtalt. Feilen skal avhjelpes så snart som mulig.

Dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe mangelfull tjeneste, kan Kunden kreve forholdsmessig prisavslag.

Dersom avtalt funksjonalitet i bilag 1 og 2 fjernes i tredjepartsleveranser og Leverandøren ikke evner å hindre dette, vil også slikt tap av funksjonalitet, dersom tapet av funksjonalitet betraktes som en alvorlig eller kritisk feil etter avtalens punkt 3.3, eventuelt som definert i bilag 3, gi Kunden krav på forholdsmessig prisavslag. Det samme gjelder dersom avtalt funksjonalitet ikke er til stede i opprinnelig leveranse og dette ikke blir rettet innen rimelig tid. 

9.2.2              Tilbakehold av tjenester

Ved mislighold fra Leverandørens side, kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følge av misligholdet.

9.2.3              Dagbot ved forsinkelse

Blir ikke avtalt tidspunkt for levering (leveringsdag), eller annen frist som partene i bilag 3 har knyttet dagbøter til, overholdt, foreligger det forsinkelse fra Leverandørens side som gir grunnlag for dagbot.

Dersom flere dagbotbelagte milepæler er avtalt og Leverandøren er forsinket med en milepæl, forskyves de senere frister tilsvarende det antall kalenderdager dagboten har løpt. Dersom Leverandøren gjennom forsering når milepælen leveringsdag til opprinnelig avtalt tid, bortfaller eventuelle tidligere påløpte dagbøter.

Dagboten påløper automatisk. Dagboten utgjør 0,15 % av avtalt vederlag for de seks første månedene ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager.

Andre dagbotsatser, annet beregningsgrunnlag og annen løpetid for dagboten kan avtales i bilag 3.

Så lenge dagboten løper, kan Kunden ikke heve avtalen. Denne tidsbegrensningen gjelder imidlertid ikke dersom Leverandøren, eller noen denne svarer for, har gjort seg skyldig i forsett eller grov uaktsomhet.

Dersom bare en del av den avtalte tjenesten er forsinket, kan Leverandøren kreve nedsettelse av dagboten som står i forhold til Kundens mulighet til å nyttiggjøre seg den del av tjenesten som er levert.

9.2.4              Økonomisk kompensasjon for brudd på avtalt tjenestenivå

Ved brudd på avtalt tjenestenivå, kan Kunden kreve økonomisk kompensasjon i henhold til standardiserte satser som avtalt i bilag 4.

9.2.5              Heving

Dersom det foreligger vesentlig mislighold fra Leverandørens side, kan Kunden, etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med umiddelbar virkning.

Dersom avtalt funksjonalitet i bilag 1 og 2 fjernes i tredjepartsleveranser og Leverandøren ikke evner å hindre dette, vil slikt tap av funksjonalitet, dersom tapet av funksjonalitet betraktes som en kritisk feil etter avtalens punkt 3.3, eventuelt som definert i bilag 3, innebære vesentlig mislighold fra Leverandørens side.

Det samme gjelder dersom avtalt funksjonalitet ikke er til stede i opprinnelig leveranse og dette ikke blir rettet innen rimelig tid. 

Dersom det vesentlige misligholdet består i at tjenesten er vesentlig forsinket, kan Kunden, etter at Leverandøren er gitt skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med umiddelbar virkning. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd, eller etter utløpet av en tilleggsfrist dersom denne utløper senere.

9.2.6              Erstatning

Kunden kan ved mislighold fra Leverandørens side, kreve erstattet ethvert direkte tap. Direkte tap omfatter, men er ikke begrenset til: merkostnader Kunden får ved dekningskjøp, erstatningsansvar Kunden blir idømt som følge av rettsmangler Leverandøren hefter for, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med Leverandørens mislighold.

Dagbøter og standardiserte økonomiske kompensasjoner kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse/feil.

Kunden kan ikke kreve erstatning for indirekte tap. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, tapte besparelser eller krav fra tredjeparter, herunder krav fra tredjepartsleverandør som følge av Kundens brudd på tredjepartsvilkår.

9.2.7              Erstatningsbegrensning

Samlet erstatning Kunden kan kreve i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer vederlaget Kunden er fakturert de siste 12 månedene før reklamasjonsdato. Dersom tjenesten ikke har løpt i 12 måneder før reklamasjonsdato, er samlet erstatningsbeløp Kunden kan kreve begrenset til et beløp som tilsvarer det beløp Kunden allerede er fakturert for, oppjustert til 12 måneder.

Erstatningsbegrensningen gjelder imidlertid ikke dersom Leverandøren eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Erstatningsbegrensningen gjelder heller ikke dersom Kunden er idømt erstatningsansvar for rettsmangler som Leverandøren hefter for, jf. punkt 9.2.8.

9.2.8              Krenkelse av andres immaterielle rettigheter (rettsmangel)

Dersom Leverandøren ved utførelsen av tjenesten krenker opphavsrett eller andre immaterielle rettigheter som tilhører andre, er Leverandøren forpliktet til å skaffe den rettigheten som mangler, eller å skaffe Kunden minst likeverdig tjeneste på annet vis.

Dersom tredjepart gjør gjeldende mot Kunden at tjenesten medfører rettsmangel, skal Kunden informere Leverandøren skriftlig snarest mulig. Leverandøren skal for egen regning håndtere kravet og holde Kunden skadesløs. Kunden skal i rimelig utstrekning bistå Leverandøren med dette.

9.3                  Kundens mislighold og misligholdssanksjoner

9.3.1              Mislighold og reklamasjon

Det foreligger mislighold fra Kundens side dersom Kunden ikke oppfyller sine plikter etter avtalen.

Ved betalingsmislighold fra Kundens side, se punkt 4.3 og punkt 4.4.

Det foreligger likevel ikke mislighold dersom situasjonen skyldes Leverandørens forhold eller force majeure.

Leverandøren skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.

9.3.2              Varslingsplikt

Dersom Kunden ikke kan oppfylle sine forpliktelser som avtalt, skal Kunden så raskt som mulig gi Leverandøren skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.

9.3.3              Heving

Dersom det foreligger vesentlig mislighold fra Kundens side, kan Leverandøren, etter å ha gitt Kunden skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning.

9.3.4              Erstatning

Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som følger av mislighold iht. punkt 9.3.1, med mindre Kunden godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Kunden.

Avtalens bestemmelse om erstatningsbegrensning, jf. punkt 9.2.7, gjelder tilsvarende.

10.            Force majeure

Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon, som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen, og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.

Motparten kan i force majeure-situasjoner bare avslutte avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager, regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. Hver av partene dekker egne kostnader knyttet til avslutning av avtaleforholdet. Kunden betaler avtalt pris for den del av tjenesten som var kontraktsmessig levert før avtalen ble avsluttet. Partene kan ikke rette andre krav mot hverandre som følge av avslutning av avtalen etter denne bestemmelsen.

I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.

11.            ØVRIGE BESTEMMELSER

11.1              Overdragelse av rettigheter og plikter

I den grad Kunden er en offentlig virksomhet, kan Kunden helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til annen norsk offentlig virksomhet, som da er berettiget tilsvarende vilkår.

Leverandøren kan kun overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også dersom Leverandøren deles i flere selskaper, eller dersom overdragelsen skjer til et datterselskap eller annet selskap i samme konsern, men ikke dersom Leverandøren slås sammen med et annet selskap. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

Dersom Kunden er forpliktet etter anskaffelsesregelverket, gjelder retten til overdragelse i avsnittet over kun dersom den nye leverandøren oppfyller de opprinnelige kvalifikasjonskravene, det ikke foretas vesentlige endringer i kontrakten og overdragelse ikke skjer for å omgå regelverket om offentlige anskaffelser.

Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras, men fritar ikke Leverandøren for forpliktelser og ansvar Leverandøren har i henhold til denne avtalen.

11.2              Lønns- og arbeidsvilkår

Dersom det foreligger allmenngjort tariffavtale eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje, kommer påfølgende avsnitt til anvendelse.

Leverandøren skal på områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale sørge for at egne og eventuelle underleverandørers ansatte som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens forpliktelser under denne avtalen, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av forskriften som allmenngjør tariffavtalen. På områder som ikke er dekket av allmenngjort tariffavtale, skal Leverandøren sørge for at de samme ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder for arbeid utført i Norge.

Alle avtaler Leverandøren inngår, og som innebærer utførelse av arbeid som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens forpliktelser under denne avtalen, skal inneholde tilsvarende betingelser.

Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Kunden rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden.

Oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser som nevnt ovenfor skal dokumenteres i bilag 5 ved enten en egenerklæring eller tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser. 

Leverandøren skal på forespørsel fra Kunden legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Kunden og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Kunden har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører.

Nærmere presiseringer om gjennomføring av dette punkt kan avtales i bilag 5.

11.3              Taushetsplikt

Taushetsbelagt informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.

Dersom Kunden er en offentlig virksomhet, er Kundens taushetsplikt etter denne bestemmelsen ikke mer omfattende enn det som følger av lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) eller tilsvarende sektorspesifikk regulering.

Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig skal den annen part varsles før slik informasjon gis.

Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller er alminnelig tilgjengelig andre steder.

Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.

Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt.

Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen.

Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører 5 (fem) år etter avtalens opphør, med mindre annet følger av lov eller forskrift.

11.4              Skriftlighet

Alle varsler, krav eller andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal gis skriftlig til den elektroniske adressen som er oppgitt på avtalens forside, med mindre partene har avtalt noe annet i bilag 5 for den aktuelle type henvendelse.

11.5              Konkurs, akkord e.l.

Dersom det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, såfremt ikke annet følger av ufravikelig lov.

12.            TVISTER

12.1              Rettsvalg

Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestem­mes i sin helhet av norsk rett.

12.2              Forhandlinger og mekling

Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvirkninger av avtalen, skal partene først forsøke å bli enige gjennom forhandlinger og/eller mekling.

12.3              Doms- eller voldgiftsbehandling

Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler.

Kundens hjemting er verneting.

Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift.

 *****

Bilag til avtale om løpende tjenestekjøp over internett

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Introduksjon

Dokumentets oppbygging

Dette dokumentet, med vedlegg, beskriver avtalens omfang og formål. Dokumentet med vedlegg omfatter generelle, funksjonelle, og tekniske krav og behov til Konkurransegjennomføring- og kontraktsadministrasjonsverktøy, og krav til leveransen.

Minimumskravene fremgår av SSA-L Bilag 1 - Vedlegg 1. Disse kravene er ikke gjenstand for evaluering, og kravene skal oppfylles. Hvis det forekommer enkelte mindre avvik fra spesifikasjonene, vil ikke dette nødvendigvis automatisk medføre avvisning. Bergen kommune vil i slike tilfeller gjøre en konkret vurdering av om avviket er vesentlig. Vi gjør likevel oppmerksom på at avvik kan medføre avvisning. Leverandørens bekreftelse/ besvarelse på minimumskrav skal fremgå av SSA-L Bilag 1 – Vedlegg 1. Noen av kravene skal i tillegg dokumenteres ytterligere, men dette er i så fall beskrevet i det enkelte kravet.

Tildelingskriteriene fremgår av punkt 3.2 i dette dokumentet. Tildelingskriteriene besvares i et dokument som leverandøren selv oppretter. Dokumentet skal ha navnet «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse». Leverandørens besvarelse på tildelingskriteriene, er gjenstand for evaluering.

Det er også enkelte krav som skal besvares i de øvrige bilagene. Dette vil framgå av kravtabellene i de respektive bilag. 
 

Begrepsbeskrivelse 

Tabellen under angir beskrivelser av noen sentrale begreper som benyttes i dette dokumentet: 

Avtalens omfang og formål 

Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang 

Avtalen gjelder konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsadministrasjonsverktøy, levert som en tjeneste over internett («as a service»-leveranser), og omfatter etablering, herunder opplæring, konfigurering, konvertering, tilpasning og integrasjoner, og drift/forvaltning samt brukerstøtte.

Avtalen inneholder også mulighet for noe utvikling etter leveringsdag.

Krav og ønsker til tjenesten framgår av dette og øvrige bilag, inkludert vedlegg.

Bakgrunn og målbilde

I henhold til Anskaffelsesforskriften Kapittel 22 skal offentlige oppdragsgivere benytte elektronisk kommunikasjon for kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiver og leverandør. Verktøy og løsninger som brukes til elektronisk kommunikasjon, skal være ikke-diskriminerende og alminnelig tilgjengelige og ikke begrense leverandørenes muligheter for å delta i konkurransen. De skal også kunne fungere sammen med alminnelig brukte IKT-produkter.

Nytt konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsadministrasjonsverktøy skal sikre en mest mulig sømløs planlegging og gjennomføring av konkurranser, samt oppfølging av kontrakt.

Oppdragsgiver og aktører

Oppdragsgiver (i denne kontrakten også kalt Kunde) for anskaffelsen er Bergen kommune, v/Innkjøp konsern.

I Bergen kommune er innkjøp og kontraktsoppfølging organisert både sentralisert og desentralisert. Innkjøp konsern er kommunens sentrale innkjøpsenhet, men flere andre avdelinger i Bergen kommune gjennomfører konkurranser, og forvalter kontrakter på egne vegne. 

I tillegg til Bergen kommune er følgende av Bergen kommunes samarbeidsparter også oppdragsgivere:

Bergen kirkelige fellesråd

Havforskningsinstituttet

Alver kommune

Askøy kommune

Bjørnafjorden kommune

Kvam herad

Masfjorden kommune

Modalen kommune

Ullensvang kommune

Voss herad

Øygarden kommune

Hver oppdragsgiver signerer sin egen kontrakt, og har selv ansvaret for etablering og oppfølging av kontrakten.

Innkjøpssamarbeid

Bergen kommune deltar i et innkjøpssamarbeid som for tiden består av femten kommuner, Havforskningsinstituttet, Bergen kirkelige fellesråd, samt flere private (ideelle) sykehjem. Bergen kommune gjennomfører konkurranser på vegne av alle disse virksomhetene, og kontraktsadministrasjonsverktøyet er viktig for å formidle inngåtte kontrakter til de andre virksomhetene. Det betyr at de samarbeidspartene som ikke er oppdragsgiver på denne avtalen, også må ha tilgang til systemet. Hver samarbeidspart må minimum ha én lesetilgang i kontraktsadministrasjonsverktøyet.

I avtaleperioden kan det bli endringer i antall deltakere i innkjøpssamarbeidet.

Krav til løsningen 

Krav besvares primært i Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av tjenesten. Det er angitt dersom kravet skal dokumenteres/besvares i annet bilag/på annen måte. 

Dersom ikke annet framgår skal kravene senest være dekket ved oppstart av Bergen kommunes godkjenningsprøve. Kravene skal besvares på bakgrunn av det som blir tilbudt og som er inkludert i prisen. Det skal ikke oppgis mulige løsninger mot ekstra vederlag.  

Krav til tjenestene 

Tildelingskriterier

Tildelingskriterium 1: Kvalitet

Leverandøren skal for hvert av de fire evalueringspunktene nedenfor (punkt 4.2.2) beskrive hva som finnes av funksjoner i løsningen. Kunden vil for hvert evalueringspunkt gjøre en helhetsvurdering av i hvilken grad løsningen dekker behovene og funksjonene kunden etterspør. Dette blir vurdert og får poeng på en skala fra 0 til 10.

Funksjoner som leverandøren tilbyr, men som skal utvikles, skal være klare til bruk senest ved oppstart av Bergen kommunes godkjenningsprøve. Kriteriene skal besvares på bakgrunn av det som blir tilbudt og som er inkludert i prisen.

Dokumentasjon av tildelingskriterier:

Svar på evalueringspunktene nedenfor i et dokument som leverandøren selv oppretter. Dokumentet skal ha navnet «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse». Dokumentasjonskrav er beskrevet under hvert punkt nedenfor. Oppgi hvilket punkt og sidetall i brukerhåndboken eller annen brukerdokumentasjon svarene gjelder. Besvarelsen skal begrenses til totalt 100 A4 sider for alle evalueringspunktene, inkludert eventuelle skjermbilder. Minimum skriftstørrelse 11 pkt. Format skal være pdf eller word.

• Legg ved brukerhåndbok eller annen brukerdokumentasjon for løsningen.
• Fyll inn i «Bilag 3 – plan for etableringsfasen» en detaljert plan med milepæler som viser utvikling av ny funksjonalitet fram til godkjenningsstart.

Forhandlinger, presentasjon og demonstrasjon:

Presentasjon og demonstrasjon av løsning og tilbud vil være en del av forhandlingsfasen i anskaffelsen. Det er kun det som er tilbudt og beskrevet i den skriftlige besvarelsen som kan vises i demonstrasjonen.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud før første forhandlingsrunde til minimum tre, basert på rangeringen etter innledende evaluering etter tildelingskriteriene.

Leverandører som ikke blir invitert til forhandlinger, får heller ikke mulighet til å presentere og demonstrere sin løsning. 

Evalueringspunkter:

Nedenfor følger fire evalueringspunkter tilbyder skal besvare i SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse. Evalueringspunktene består av et hovedområde av systemet som leverandøren skal beskrive, samt flere konkrete behov som skal besvares. Besvarelsene vil bli brukt til å vurdere tildelingskriterium 1 "Kvalitet".

Evalueringspunkt 1 - planlegging av anskaffelser:

Oppdragsgiver skal gjøre en helhetlig evaluering av løsningen når det gjelder planlegging av anskaffelser.

Oppdragsgiver vil vurdere hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder planlegging av anskaffelser. Oppdragsgiver vil også vurdere hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. Leverandøren skal gi en generell beskrivelse. Punktene under skal inkluderes i besvarelsen.

E 1.1.1. Registrering av anskaffelsesbehov

• Det bør være mulig å melde inn og registrere behov for anskaffelser.
• Også brukere uten systemtilgang (ikke-registrerte brukere) bør kunne sende inn behov.
• Registreringen bør inkludere relevant informasjon, som estimater eller budsjett.

E 1.1.2 Oppgaver og roller i anskaffelsesbehov

• Det bør være mulig å tildele oppgaver og fordele roller til rett person eller funksjon.

E 1.1.3 Støtte for samarbeid og godkjenning

Løsningen bør legge til rette for tverrfaglig samarbeid, tydelig rollefordeling og godkjenning av behov:

• Brukere fra ulike avdelinger bør kunne registrere innkjøpsbehov og sende dem videre til riktig kategori eller avdeling.
• Brukere bør kunne bidra med kommentarer og detaljer til behovet.

E 1.1.4 Behandling og oppfølging

Det bør være mulig å:

• Korrigere og behandle behov, både enkeltvis og i oversiktsvisning (liste)
• Innhente godkjenning fra ledelsen
• Informere berørte brukere om endringer i porteføljeplanen

E 1.2 Planlagte anskaffelsesbehov

Det bør være støtte for:

• Automatisk innhenting av behov fra systemet (f.eks. kontrakter som nærmer seg utløp)
• Registrering og oversikt over større/langsiktige behov

E 1.3 Planlegging

Det er behov for en løsning som gir god oversikt og styring av anskaffelsesplaner. Løsningen bør kunne opprette, vedlikeholde og dele årlige anskaffelsesporteføljeplaner (1-årsplan) og langsiktige porteføljeplaner.

Løsningen bør gi oversikt over:

• Status for anskaffelsene
• Relaterte konkurranser og kontrakter
• Tilhørende kunngjøringer knyttet til anskaffelsesbehovet

Dokumentasjonskrav for evalueringspunkt 1 – Planlegging av anskaffelser:

Leverandøren skal i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» beskrive hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder planlegging av anskaffelser. Dette inkluderer hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. 

Basert på punktene over, skal leverandøren også beskrive i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» hvilke funksjoner som finnes i løsningen og hvilke funksjoner som vil være på plass innen oppstart av godkjenningsperioden. Funksjoner som skal utvikles, registreres også som milepæl i «Bilag 3 – plan for etableringsfasen».

Leverandøren skal legge inn referanse til brukerhåndbok eller annen brukerdokumentasjon.

Evalueringspunkt 2 - konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Oppdragsgiver skal gjøre en helhetlig evaluering av løsningen når det gjelder konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

Oppdragsgiver vil vurdere hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Oppdragsgiver vil også vurdere hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. Leverandøren skal gi en generell beskrivelse. Punktene under skal inkluderes i besvarelsen.

E 2.1 Oppstart av anskaffelsen

Oppdragsgiver ønsker å bruke løsningen i størst mulig grad for planlegging av den enkelte konkurranse, uten å måtte bruke andre verktøy. Dette gjelder anskaffelsesplan inkludert gevinstplanlegging og risikostyring, veiledende kunngjøring, og kunne avtale dialogmøter med leverandørene. Oppdragsgiver ønsker en løsning der brukere og fagpersoner som ikke har full tilgang til systemet, likevel kan sende inn forslag eller tilbakemeldinger til konkurransen.

E 2.2 Opprette konkurranse

Det skal være enkelt å opprette konkurranser i løsningen, uansett hvilken prosedyre som brukes. Det bør også være mulig å bytte mellom prosedyrer uten å måtte starte en ny konkurranse. Løsningen bør støtte at man kan sette opp en konkurranse uten å laste opp dokumenter som konkurransegrunnlag og kontrakt, men bruk av digitale maler som dekker behovet.

Det er viktig at løsningen har gode funksjoner for å jobbe med krav og tildelingskriterier, og at det er tydelig sammenheng mellom disse. Løsningen bør gjøre det enkelt å samarbeide om konkurransegrunnlaget med personer som ikke har samme tilgang som konkurranseansvarlig.

Oppdragsgiver ønsker også en intuitiv løsning for pris- og produktskjemaet direkte i systemet. Det bør være tydelig hvilke felter som er obligatoriske å fylle ut (spesielt når det gjelder e-forms). Det bør være mulig å endre hvilken type prosedyre man bruker i en konkurranse, uten at en må opprette ny konkurranse. For eksempel hvis man finner ut at det egentlig skal være en tjenestekontrakt i stedet for en varekontrakt, eller hvis kontraktsverdien endrer seg slik at man må bruke en annen prosedyre.

E 2.3 Kunngjøre konkurranse

Kunngjøringsskjemaet for Doffin og TED bør lages automatisk basert på informasjon som allerede er lagt inn i systemet. Konkurranseansvarlig bør få varsler om viktige hendelser, som innkomne spørsmål og mottatte tilbud. Det bør også være mulig å kommunisere med leverandørene direkte i konkurransen. Vi ønsker en løsning som gjør det enkelt å håndtere spørsmål og svar i konkurransen, både for oss som oppdragsgiver og for leverandørene. I tillegg er det viktig at systemet legger til rette for effektiv kommunikasjon, både internt i prosjektteamet og eksternt med leverandørene.

E 2.4 Nasjonale anskaffelser og leverandørhåndtering

For konkurranser under EØS-terskelverdien er det viktig at løsningen er særlig enkel og intuitiv. Det er en fordel for oppdragsgiver dersom ansatte uten spesialkompetanse innen anskaffelser selv kan kunngjøre disse konkurransene uten behov for opplæring eller støtte.

Løsningen bør ha et system for å sortere leverandører, slik at brukeren lett kan finne aktuelle leverandører ved anskaffelser som ikke er kunngjøringspliktige. Det bør også være mulig å se statistikk over hvem som har blitt invitert, hvem som har deltatt, og hvem som har fått tildelt oppdrag i en valgt tidsperiode.

E 2.5 Evaluering av tilbud

Løsningen bør ha funksjoner for å evaluere tilbud på en enkel og strukturert måte. Dette inkluderer vurdering av avvisningsgrunner, kvalifikasjonskrav, minimumskrav, produktevaluering og tildelingskriterier.

Løsningen bør støtte følgende funksjoner:

·       Enkel visning av informasjon mottatt fra eBevis (eller eIDAS) https://anskaffelser.no/verktoy/veiledere/digital-ebevis-prosess

• Mulighet til å definere egne intervallverdier for bruk i evalueringen
• Mulighet til å angi prioritert rekkefølge på tildelingskriteriene
• Mulighet til å velge om vektingen av kriteriene skal være synlig for leverandørene – både samlet og for hvert enkelt kriterium
• Støtte for leverandørens egenvurdering av hvordan de oppfyller kriteriene, for eksempel gjennom flervalg eller tilsvarende funksjonalitet som gir automatisk poengsetting

Løsningen bør støtte ulike metoder for evaluering:

• Laveste pris
• Prissetting av kvalitet
• Evaluering av kost/nytte
• Poengsetting av pris, for eksempel:
  • Lineær modell
  • Hybrid modell
  • Exogene verdier (prosentvis fall på kurve)

I tillegg bør løsningen gi følgende muligheter:

• Flere brukere bør kunne få tilgang til tilbudene og bidra i evalueringen, uten å ha full tilgang som konkurranseansvarlig
• Kontrakt bør kunne tildeles, og tilbud avvises, på en effektiv og brukervennlig måte

E 2.6 Avslutte konkurransen

Det bør være enkelt å lage en kontrakt for signering, basert på konkurransen og tilbudet.

Konkurranseansvarlig bør lett kunne opprette en kunngjøring om kontraktstildeling og avslutte konkurransen.

E 2.7 Startside

Konkurranseansvarlige skal ha tilgang til en oversiktlig startside som gir en tydelig visning av de konkurransene de har ansvar for. Startsiden bør ha funksjonalitet for å tilpasses den enkeltes behov i forhold til rolle. Det bør også være gode muligheter for å søke etter relevant informasjon og generere rapporter.

E 1.4 Brukervennlighet og grensesnitt

·       Hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår

·       I hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren

E 1.5 Bruk av kunstig intelligens

·       Hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. 

Dokumentasjonskrav for evalueringspunkt 2 – konkurransegjennomføringsverktøy (KGV):

Leverandøren skal i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» beskrive hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder konkurransegjennomføringsverktøy. Dette inkluderer hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. 

Basert på punktene over, skal leverandøren også beskrive i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» hvilke funksjoner som finnes i løsningen og hvilke funksjoner som vil være på plass innen oppstart av godkjenningsperioden. Funksjoner som skal utvikles, registreres også som milepæl i «Bilag 3 – plan for etableringsfasen».

Leverandøren skal legge inn referanse til brukerhåndbok eller annen brukerdokumentasjon.

Evalueringspunkt 3 - kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV)

Oppdragsgiver skal gjøre en helhetlig evaluering av løsningen når det gjelder kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV).

Oppdragsgiver vil vurdere hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Oppdragsgiver vil også vurdere hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. Leverandøren skal gi en generell beskrivelse. Punktene under skal inkluderes i besvarelsen.

E 3.1 Opprettelse av kontrakt og gjenbruk av informasjon

Løsningen bør ha god funksjonalitet for gjenbruk av informasjon fra konkurransen, både når det gjelder registrering av informasjon om kontrakten, overføring av dokumenter, og overføring av relevante krav/kriterier i konkurransen til milepælsplan for kontrakten.

Løsningen bør også ha funksjonalitet for at oppdragsgiver selv kan etablere/bestille registreringsfelter på kontraktene. Det er ønskelig at egne registreringsfelter kan grupperes og tilpasses for ulike kontraktstyper (registreringsmaler pr. kontraktstype).

Eksempler på gjenbruk av informasjon:

·       Avtalelengde

·       Verdi

·       Kontraktsnummer

·       Opsjoner

·       Prolongeringer

·       Parter i kontrakten

·       Milepæler med avtalte krav (tildelingskriterier og kontraktskrav)

E 3.2 Milepælsplan

Løsningen bør gi muligheter for å planlegge oppfølging av kontraktskrav og andre milepæler i kontrakten på en effektiv måte. Det bør være valgfritt om oppfølgingspunktene er synlig/skjult for leverandør, og det bør være god funksjonalitet knyttet til varslinger. For eksempel bør systemet sende varslinger tilknyttet frister for prolongeringer, opsjoner og utløp av garantier. Det bør også være mulig å registrere KPI-er (planlagte gevinster) tilpasset den enkelte avtale, med mulighet for å registrere status per aktivitet.

Planen bør være lett tilgjengelig, lett å endre, det bør ha påminnelser og det bør være enkelt å se hvilke aktiviteter som er fullført. Det er ønskelig at oppdragsgiver kan utarbeide flere maler for milepælsplaner i løsningen (f.eks. for ulike kontraktstyper eller avdelinger), som kan gjenbrukes.

Det er også ønskelig at kontraktsforvalter kan få opp en samlet oversikt over milepælene på kontraktene på tvers av sin portefølje.

E 3.3 Dokumentasjon av kontraktskrav

Løsningen bør ha støtte for at leverandør kan sende inn dokumentasjon på etterlevelse av kontraktskrav. Det er også ønskelig at løsningen har funksjonalitet for utarbeidelse, utsendelse og besvarelse av digitale egenrapporteringsskjema. Funksjonalitet for at oppdragsgiver skal kunne etterspørre dokumentasjon, sette frister og godkjenne innsendt dokumentasjon vil også være hensiktsmessig.

E 3.4 Startside, risikostyring og uttak av rapporter

Den enkelte kontraktsforvalter bør ha tilgang til en oversiktlig startside for å holde oversikt over de kontrakter vedkommende har ansvar for. Startsiden bør kunne personaliseres i henhold til den enkeltes behov.

Løsningen bør ha mulighet til å gjennomføre risikostyring av kontrakter. Risikostyringen bør være fleksibel, slik at oppdragsgiver selv kan tilpasse hvilke risikoer som skal overvåkes. Risikobildet bør kunne kartlegges både for enkeltkontrakt, og samlet for ulike porteføljenivå.

Løsningen bør også gi mulighet for å holde oversikt over forbruk pr. avtale, enten ved manuell registrering eller integrasjon. Det vil være en fordel med funksjonalitet som beregner faktisk forbruk pr. dato opp mot utlyst avtaleverdi. Det bør også være mulig å holde oversikt over forbruk samlet for ulike porteføljenivå.

Løsningen bør ha mulighet til å ta ut rapporter av informasjonen som er registrert på kontraktene, f.eks. i Excelformat. Rapportene bør inkludere egendefinerte felter (jf. punkt 1 i dette kapittelet). 

E 3.5 Parallelle rammeavtaler

E 3.6 Andre verktøy for effektivisering av kontraktsforvaltningen

Det er ønskelig at løsningen inneholder verktøy som bidrar til å effektivisere oppgaver i kontraktsforvaltningen som i dag delvis gjennomføres manuelt. Dette omfatter f.eks.:

·       Funksjonalitet for tidfesting, varsling og beregning av indeksreguleringer. Herunder integrasjon mot ulike indekser hos SSB, og /eller funksjonalitet for oppdatering av prislister etter indeksreguleringer.

·       Funksjonalitet for planlegging og gjennomføring av møter med leverandør.

·       Håndtering av endringsordre / krav om endringsordre.

·       Effektiv overflytting av avtaler, fortrinnsvis med stedfortreder-funksjon. Slik at ansvaret for en eller flere avtaler effektivt kan flyttes fra en kontraktsforvalter til en annen, permanent eller for en periode.

·       Mulighet for å lage egne tekstmaler for kontraktsoppfølging i løsningen. Eksempelvis brevmaler, referatmaler og standard meldingstekster til bruk i kommunikasjon.

·       Mulighet for at leder kan godkjenne brev /meldingstekst i løsningen før de sendes til leverandør.

·       Mulighet for å bruke kommunikasjonsløsningen på kontrakt til å kommunisere med andre i egen organisasjon / med samarbeidsparter i innkjøpssamarbeidet.

·       Oversikt over avtaler og delavtaler som er knyttet til en hovedavtale.

·       Funksjon for håndtering av dagbøter på kontrakt.

·       Det bør være mulig å registrere fremtidige prolongeringer på kontrakter.

·       Avvikshåndtering – at brukere/samarbeidsparter kan registrere, og kontraktsforvalter kan motta og behandle av avvik på kontrakt, eventuelt videresende til leverandør. Eventuell funksjonalitet for avvikshåndtering bør ha mulighet for å hente ut avviksstatistikk.

E 3.7 Effektiv tilgang til anskaffelses- og kontraktsdokumenter

Løsningen bør ha effektive søkeverktøy som gjør det enkelt å finne kontraktsdokumenter og -krav, spesifikke deler av kontrakten, tilbud, tildelingskriterier, samt vedlegg og dokumentasjon som leverandøren har sendt.

Løsningen bør ha versjonskontroll på dokumenter (vedlegg og digitale dokumenter).

Vedlegg og digitale dokumenter bør være indeksert og søkbare på innhold.

Det bør også være mulig å søke etter spesifikk informasjon i avtalen, som for eksempel avsnitt eller annen relevant informasjon knyttet til avtalen.

Dokumentasjonskrav for evalueringspunkt 3 – kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV):

Leverandøren skal i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» beskrive hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder kontraktsadministrasjonsverktøy. Dette inkluderer hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, og hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive. 

Basert på punktene over, skal leverandøren også beskrive i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» hvilke funksjoner som finnes i løsningen og hvilke funksjoner som vil være på plass innen oppstart av godkjenningsperioden. Funksjoner som skal utvikles, registreres også som milepæl i «Bilag 3 – plan for etableringsfasen».

Leverandøren skal legge inn referanse til brukerhåndbok eller annen brukerdokumentasjon.

4. Evalueringspunkt 4 - administrasjon av løsning og infrastruktur/sikkerhet

Oppdragsgiver skal gjøre en helhetlig evaluering av løsningen når det gjelder administrasjon av løsning, infrastruktur/sikkerhet og SLA.

Oppdragsgiver vil vurdere hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder administrasjon av løsning og infrastruktur/sikkerhet. Oppdragsgiver vil også vurdere hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår, i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren, hvordan tilbudt løsning bruker kunstig intelligens for å gjøre prosessene mer effektive og Leverandørens tjenestenivåavtale (SLA). Leverandøren skal gi en generell beskrivelse. Punktene under skal inkluderes i besvarelsen.

E 4.1 Digitale maler
Det bør være enkelt å opprette og håndtere digitale maler.

Løsningen bør støtte maler tilpasset ulike deler av prosessen, for eksempel:

• Konkurransegjennomføring, som ESPD-skjemaer, tildelingskriterier og prisskjemaer

Kontraktsoppfølging, som maler for forlengelse av avtaler (prolongering), opsjoner, milepæler, kravoppfølging, kommunikasjon og endringsordre.

E 4.2 Overføring av arkivverdig informasjon
Det bør være mulig å kunne søke på overføringer til arkivsystem.

Det bør være mulig å få en oversikt over overføringer som feilet og hvorfor det feilet, samt et brukervennlig varsel til systemadministrator på at det feilet.

E 4.3 Sletting av meldinger mottatt eller sendt med enten feil eller særskilte personopplysninger
Det bør være enkelt å kunne slette melding for systemadministrator som er definert som feil eller inneholder særskilte personopplysninger.

E 4.4 Brukere og organisasjonsstruktur
Det bør være enkelt å knytte avdeling (ENTRAID) til bruker.

Det bør være enkelt å kunne se hvilke objekter (konkurranser, kontrakter, planer, prosjekter med flere) i løsningen en bruker har redigeringstilgang til.

Det bør være enkelt å eksportere oversikt over brukere med tilhørigheter og rettigheter.

E 4.5 SLA - Meroppfyllelse av minimumskravene

Referanse til minimumskrav og meroppfyllelse av disse kravene fra SSA-L Bilag 4 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner, som blir evaluert basert på Bilag 4 Vedlegg 1 Leverandørens tjenestenivåavtale (SLA).

Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens tjenestenivåavtale (SLA) helhetlig, og vil særlig vektlegge følgende punkter: 

·       2.1 Leverandørens brukerstøtte og system for oppfølging av henvendelser og feilmeldinger

Brukerstøttens tilgjengelighet/åpningstid  

·       3.1 Garantert oppetid 

Garantert oppetid over 99.9% per måned.

·       3.3 Kundens krav til responstid

Responstid for feil meldt innenfor og utenfor normal arbeidstid innen de ulike kategoriene.

·       3.4 Kundens krav til løsningstid

Løsningstid for feil meldt innenfor og utenfor normal arbeidstid innen de ulike kategoriene.

·       3.6 Kundens krav til responstid på brukeraktiviteter utført i løsningen

Garantert reell responstid på normale aktiviteter utført i løsning.

Metode for beregning og overvåking.

·       3.8.1 Prisavslag ved avvik fra garantert responstid og løsningstid

Prisavslag for ved avvik fra garantert responstid og løsningstid.

·       3.8.2 Prisavslag ved avvik fra garantert oppetid

Prisavslag for faktisk oppetid og kompensasjonsnivå.

3.8.3 Prisavslag ved avvik fra garantert responstid på aktiviteter utført i løsningen

Prisavslag for garantert responstid.

Dokumentasjonskrav for evalueringspunkt 4 - Administrasjon av løsning og infrastruktur/ sikkerhet:

Leverandøren skal i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» beskrive hva som finnes av funksjoner i løsningen når det gjelder administrasjon av løsning og infrastruktur/sikkerhet. Dette inkluderer hvor enkel og brukervennlig løsningen fremstår og i hvilken grad grensesnittet er intuitivt for brukeren. 

Basert på punktene over, skal leverandøren også beskrive i «SSA-L Bilag 2 – Vedlegg 1 Leverandørens besvarelse» hvordan dette er ivaretatt, hvilke funksjoner som finnes i løsningen og hvilke funksjoner som vil være på plass innen oppstart av godkjenningsperioden. Funksjoner som skal utvikles, registreres også som milepæl i «Bilag 3 – plan for etableringsfasen». Punkt E 4.5 besvares i Bilag 4 Vedlegg 1 Leverandørens tjenestenivåavtale (SLA).

Leverandøren skal legge inn referanse til brukerhåndbok eller annen brukerdokumentasjon der dette er aktuelt.

Tildelingskriterium 2: Pris

Priser skal oppgis under tildelingskriterier

Avtalens punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

[Eventuell tekst] 

Avtalens punkt 3.5 Oppgradering/vedlikehold av tjenesten etter Leveringsdag   

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

[Eventuell tekst] 

(Må vurderes) 

Avtalens punkt 3.6 Ytterligere utvikling etter Leveringsdag  

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

[Eventuell tekst] 

(Må vurderes) 

7 Avtalens punkt 6.1 Informasjonssikkerhet 

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

[Eventuell tekst] 

8 Avtalens punkt 6.2 Personopplysninger 

Hjelpetekst fra anskaffelser.no (slettes før publisering)

(Må vurderes)

Dersom personopplysninger i forbindelse med utførelsen av oppdraget skal overføres til land utenfor EØS-området, skal Leverandøren i dette bilaget vise til aktuelt overføringsgrunnlag (hjemmel som tillater overføring til utlandet) og til dokumentasjon som påviser at vilkårene for å benytte overføringsgrunnlaget er oppfylt.

Aktuelle overføringsgrunnlag kan være EUs standardkontrakter/EUs modellavtaler eller bindende konsernregler. 

Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten

Dette bilaget skal svares ut av Leverandøren. Bilag 2 har som oftest tilsvarende tabeller som bilag 1, men i tillegg tabeller med mulighet for Leverandøren til å besvare kravene, se eksempel i bilag 1.

 Det er som nevnt i bilag 1 viktig å gi leverandøren klare instrukser om hvordan kravtabellen skal fylles ut. Det kan være lurt for Kunden å lage en bruksanvisning/veiledning for hvordan Leverandøren skal fylle ut bilag 2. En slik bruksanvisning/veiledning kan legges inn her.

Det er viktig at Leverandøren ikke endrer de kravene som Kunden har satt. Leverandøren skal kun fylle ut kravspesifikasjonen og beskrive sin tjeneste slik at Kunden ser hvordan Leverandøren har tenkt til å levere tjenesten (løsningsspesifikasjon). Det er viktig å gjøre Leverandøren oppmerksom på at avvik fra Kundens krav kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden dersom Leverandøren deltar i en konkurranse etter anskaffelsesregelverket. Se for øvrig veiledning knyttet til minstekrav/absolutte krav i bilag 1.

Krav til tjenesten

Leverandørens besvarelse av minimumskrav fremgår nedenfor

Generelle krav

1 Generelle krav Løsningen skal til enhver tid overholde og være tilrettelagt gjeldende norsk regelverk. Ved lov- og/eller forskriftsendring skal løsningen tilpasses endringen. Oppdragsgiver skal gis tilgang til oppdaterte versjoner fra datoen regelendringen trer i kraft. Med norsk regelverk menes anskaffelsesregelverket og annet relevant regelverk som f. eks personopplysningsloven med tilhørende forskrifter. Med anskaffelsesregelverket menes Lov- og forskrift om offentlige anskaffelser, forsyningsforskriften, konsesjonskontraktforskriften, håndhevelsesdirektivet og direktiv om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser samt EU direktivene dette er basert på.

Svar:

2. Arbeidsspråket i løsningen skal være norsk (bokmål).

Svar:

3 Begrepsbruken skal være konsekvent i hele løsningen og i samsvar med begreper brukt i anskaffelsesregelverket.

Svar:

4. Oppdragsgiver skal få tilgang til alle oppgraderinger leverandøren gjør av sin standardløsning. Oppgraderingene er inkludert i det løpende vederlaget.

Svar:

5. Løsningen skal sikre at konfigurasjoner og innstillinger beholdes etter oppgraderinger og rettelser.

Svar:

6. Løsningen skal støtte signering med kvalifiserte sertifikater på EUs tillitsliste, slik at avhengige parter kan ha tillit til signaturene og kan validere dem uten å ha spesiell tilgang til sertifikatautoritetens (CA) valideringstjenester. Ved relevans til minimumskrav 31 skal dette beskrives.

Svar:

Beskrivelse tilknyttet krav 3

Svar:

7. Signerte dataobjekter (SDO) som fremstilles i leverandørens løsning skal tilfredsstille kravene til avansert e-signatur i henhold til Lov om elektroniske tillitstjenester / eIDAS-forordningen (nr. 910/2014) artikkel 26, som vil si at signaturene: a) er entydig knyttet til signataren, b) kan identifisere signataren, c) er framstilt ved hjelp av elektroniske signaturframstillingsdata som signataren, med en høy grad av pålitelighet, har enekontroll over bruken av, og d) er knyttet til dataene som er signert med denne signaturen, på en slik måte at eventuelle etterfølgende endringer i dataene kan oppdages

Svar:

Kontraktsadministrajonsverktøyet skal inkludere støtte for elektronisk signatur for kontrakt og kontraktsrelaterte dokumenter.

Svar:

Leverdørportalen skal inkludere støtte for elektronisk signatur for tilbudsinnlevering og signering av kontrakt og kontraktsrelaterte dokumenter.

Svar:

Oppdragsgiver skal varsles om oppgraderinger og endringer som innvirker på løsningens hovedfunksjonalitet, integrasjoner og/eller brukergrensesnitt.

Svar:

Beskrivelse av kravet

Svar:

Leverandør skal ha en hensiktsmessig plan for videreutvikling av løsningen (roadmap) i avtaleperioden. Leverandør kan i besvarelsen foreslå ytterligere tjenester og egenskaper som vil gi merverdi i tilknytning til videreutvikling av løsningen. Besvares i SSA-L Bilag 3.

Svar:

Beskrivelse av kravet

Svar:

Løsningen skal, i tillegg til norsk, ha minimum engelsk språk i brukergrensesnittet for Oppdragsgiver og Leverandør. Dette inkluderer skjermbilder, ledetekster, rapporter, dokumentasjon, og hjelpefunksjoner. Engelske begrep skal være i samsvar med Direktiv 2014/24/EU, 2014/25 EU og 2014/23 EU (eller tilsvarende ved nye direktiv) og den til enhver tid gjeldende engelske versjonen av det europeiske egenerklæringsskjemaet (European Single Procurement Document).

Svar:

Beskrivelse av kravet

Svar:

Avslutter registreringen - En import mal hadde vært hensiktsmessig her

Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang

Dersom det etter Leverandørens mening er åpenbare feil eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon skal Leverandøren påpeke dette her.

Svar:

Avtalens punkt 2.1. Tjenesten

Leverandøren skal, basert på bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon), beskrive tjenesten her.

Leverandøren skal også beskrive de krav som eventuelt stilles til Kundens tekniske plattform for at Kunden skal kunne utnytte tjenesten. Leverandøren er nærmest til å vite hva slags teknisk plattform Kunden må ha for at Leverandørens tjeneste skal fungere i henhold til de kravene Kunden har gitt. Leverandøren skal derfor gi informasjon til Kunden dersom Kundes tekniske plattform/driftsmiljø må oppgraderes for at Leverandørens tjeneste skal kunne fungere.

Svar:

Avtalens punkt 6.2 Personopplysninger

[Eventuell tekst]

Dersom personopplysninger i forbindelse med utførelsen av oppdraget skal overføres til land utenfor EØS-området, skal Leverandøren i dette bilaget vise til aktuelt overføringsgrunnlag (hjemmel som tillater overføring til utlandet) og til dokumentasjon som påviser at vilkårene for å benytte overføringsgrunnlaget er oppfylt. Aktuelle overføringsgrunnlag kan være EUs standardkontrakter/EUs modellavtaler eller bindende konsernregler. 

Svar:

Bilag 3: Plan for etableringsfasen

1. Introduksjon 

Leverandøren er ansvarlig for etablering av tjenesten hos Bergen kommune.  

1. Avtalens punkt 3.2 Leveransefrist og leveransemelding 

Tjenesten skal være tilgjengelig for Kunden innen 10uker etter at avtalen er signert.  

Oppdragsgiver regner denne leveransen som overlevert når følgende kriterier er oppfylt:  

·         Tilgang til løsningen er gitt  

·         Opplæringsmateriell levert  

·         Opplæring ferdigstilt  

·         Tilpasninger av løsningen er ferdigstilt 

·         Godkjenningsprøver fullført med godkjent resultat  

1. Avtalens punkt 9.2.3 Dagbot ved forsinkelse 

Dersom leveringstidspunkt på milepæler nevnt nedenfor forsinkes med mer enn én uke, påløper dagbøter. Dagbøtene beregnes i henhold til SSA-L, pkt. 9.2.3.  
 

Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner

Introduksjon 

Dette bilaget regulerer drift og vedlikehold av ny løsningen for Bergen kommune. Bilaget beskriver rammene på tjenestenivå på det vedlikeholdet som skal leveres av Leverandør og eventuelle underleverandører. Dette bilaget regulerer drift og vedlikehold av ny løsningen for Bergen kommune. Bilaget beskriver rammene på tjenestenivå på det vedlikeholdet som skal leveres av Leverandør og eventuelle underleverandører.  

Tjenester til drift og vedlikehold 

Avtalens punkt 2.1

[Eventuell tekst]

Bilag 5: Administrative bestemmelser

1.    Introduksjon

Dette bilaget beskriver administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene.

2.    Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter

Bemyndiget representant for partene, jf. SSA-L punkt 1.5:
(fylles inn ved kontraktsinngåelse)

For Kunden Navn: Stilling: Mobil: Epost:

Svar:

For leverandøren Navn: Stilling: Mobil: Epost:

Svar:

Partene skal varsle hverandre skriftlig og uten ugrunnet opphold ved utskifting av bemyndiget representant. Leverandøren skal angi en oversikt over dedikerte personer i forbindelse med avtaleoppfølging, herunder nøkkelpersonell ifm. etablering av tjenesten (jf. bilag 3).

Leverandøren skal dedikere ressurser for oppfølging av avtalen og videreutvikling av løsningen overfor kunden. Disse ressursene skal inngå i samarbeidet med kunden i avtaleoppfølgingsarbeidet.

3.    Avtalens punkt 5.1 Varighet.

Avtalen starter opp ved signering. Deretter er varighet på avtalen 3 år regnet fra leveringsdag. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre den sies opp Kunden med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. 

Avtalen har en maksimal varighet på 10 år fra leveringsdag.

4.    Eventuelle underleverandører

Leverandør skal oppgi eventuelle underleverandører som skal benyttes for å levere tjenesten, og hvilke tjenester de skal levere i denne avtalen.

Virksomhetens navn Org. nr Planlagt rolle i avtalen

Svar:

5.    Avtalens punkt 6.2 Personopplysninger

Leverandørens godkjente underleverandører i forbindelse med behandling av personopplysninger, jf. SSA-L punkt 6.2
(fylles ut ved kontraktsinngåelse, hentes fra SSA-L Bilag 10 Databehandleravtale vedlegg B1):

Virksomhetens navn Org. nr Telefon nr. Adresse E-post adresse

Svar:

Ved utskifting av underleverandører skal Leverandøren varsle Kunden uten ugrunnet opphold.

6.    Avtalens punkt 11.2 Lønns- og arbeidsvilkår 

Avtalens punkt 11.2 Lønns- og arbeidsvilkår erstattes i sin helhet av Bilag 5 - Vedlegg 1 Lønns- og arbeidsvilkår.  

7.    Oppfølging av leveransen

Kunden har en egen forvaltningsorganisasjon, som vil følge opp denne avtalen og videreutvikle løsningen. Leverandøren skal stille med egne dedikerte ressurser som møter Kunden på dette. Det skal gjennomføres faste møter med Kunden som har som formål å følge opp avtalt tjenestenivå og å se på forbedringsområder. Dette er nærmere beskrevet Bilag 4.

8.    Avtalens punkt 11.4 Skriftlighet 

Varsler, krav og andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal som hovedregel sendes skriftlig gjennom Kundens kontraktsadministrasjonsverktøy. Ved tidspunkt for avtaleinngåelse er dette verktøyet Mercell.

8.1.   Roller og ansvar

Relevante roller i Bergen kommunes forvaltningsorganisasjon:

Bergen kommunes samarbeidsparter kan ha definert andre roller i sin organisasjon. Dette avklares med hver enkelt oppdragsgiver.

8.2.   Møter og rapportering

En klar forutsetning for at Kunden skal lykkes i egen videreutvikling, er at Kunden får etablert et tett og godt samarbeid med Leverandør. Det skal gjennomføres regelmessige møter som anses som nødvendige gjennom avtaleperioden.

Det skal gjennomføres månedlige driftsmøter hvor tjenestekvalitetsrapportering og avtalte kvalitetskriterier vil være grunnlag for møtene.

9.    Risikovurdering

Leverandør må ha rutiner for å gjennomføre jevnlige risiko- og sårbarhetsanalyser for levering av tjenesten til Bergen kommune. Leverandør må kunne fremlegge resultatet og tiltaksplanen for slike analyser.  

10.           Reklame og kundepleie m.v.

Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Kunden dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om Kontrakten ut over å oppgi leveransen som generell referanse.

Leverandøren plikter i sin markedsføring av avtalen inn mot Kunden og representanter for Kunden å opptre lojalt i forhold til Kontraktens intensjon og innhold.

Leverandøren plikter bare å markedsføre produkter m.v. som er underlagt avtalen, og har et selvstendig ansvar for ikke på noen måte å levere eller oppmuntre til evt. tjenester som ikke er underlagt avtalen.

Leverandøren skal ikke tilby Kunden eller representanter for Kunden gaver eller gavelignende varer eller tjenester i tilknytning til kontraktsforholdet mellom Leverandøren og Kunden.

Ved avslutning av avtaleforholdet plikter Leverandøren å bidra til smidig overgang til eventuell ny leverandør ved å avslutte alle former for markedsføring av gjeldende avtaleforhold inn mot Oppdragsgiveren.

Vesentlige brudd på reglene om reklame, kundepleie, anses som et vesentlig kontraktsbrudd og innebærer at Oppdragsgiveren kan heve kontrakten med umiddelbar virkning.

Ved heving etter denne bestemmelsen har ikke Kunden noen økonomiske forpliktelser overfor Leverandøren, og Leverandøren bærer alle kostnader knyttet til hevingen.

Fra Kunden gir skriftlig varsel om brudd på regelen om reklame, kundepleie m.v. kan Kunden kreve dagbot etter pkt. 12 fra varsel er gitt til Kunden har stoppet bruddet. Ethvert brudd på reglene om reklame, kundepleie m.v. kan gi grunnlag for dagbot. Kundens rett til å kreve dagbot begrenser ikke Kundens rett til å heve kontrakten.

11. Forsikringer

Hvis Kunden er en offentlig virksomhet, står Kunden som selvassurandør. Hvis Kunden ikke står som selvassurandør, plikter Kunden å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke de kravene fra Leverandøren som følger av Kundens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår.

12.  Dagbot ved brudd på administrative bestemmelser og faktureringsrutiner

Dersom Leverandøren gjentatte ganger gjør seg skyldig i brudd på administrative bestemmelser og/eller faktureringsrutiner, eller dersom Leverandøren på annen måte opptrer slik at han er skyldig i vesentlig brudd på administrative bestemmelser og/eller faktureringsrutiner, kan Oppdragsgiveren kreve at Leverandøren retter opp i forholdene uten ugrunnet opphold.

Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at forhold er rettet opp i innen den fristen som er satt, kan Oppdragsgiveren kreve dagbot frem til retting er dokumentert foretatt. Dagbotens størrelse utgjør 0,15 % av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men uten begrensning på løpetiden.

Denne bestemmelsen innskrenker ikke verken Oppdragsgivers rett til å kreve dagbot ved forsinkelse, som beskrevet i SSA-L med bilag, eller til å iverksette andre beføyelser i henhold til kontrakten.

Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser

 1.    Introduksjon

Dette bilaget med vedlegg inneholder alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget kunden skal betale for leverandørens ytelser. Priser skal oppgis i SSA-L Bilag 6 – Vedlegg 1 Prisskjema. Totalpris (gul celle) registeres i Mercell.  

Dette bilaget med vedlegg skal inkludere en fullstendig oversikt over alle priselementer for tjenester og implementering, vedlikehold og brukerstøtte til tjenesten som tilbys. Tilbudt pris for tilgang til løsning skal være den prisen kunden skal betale for løsningen som leverandøren har tilbudt i Bilag 1 – Vedlegg 1 og øvrige bilag. Dersom Leverandøren må ta i bruk tilleggsmoduler for å oppfylle kravspesifikasjonen, skal dette være inkludert i prisen.

Kunden skal til enhver tid ha tilgang til siste versjon av systemet, og tilpasset gjeldende regelverk, uten ekstra kostnader.
 

2.    Spesifisering av priselementer

Alle priser er i norske kroner, eksklusiv merverdiavgift. Alle prisene er inkludert andre avgifter.

Overtid
Oppgitte timepriser for konsulentbistand gjelder for normalarbeidstid, virkedager (mandag – fredag) kl. 07:00-17:00.  Arbeid utover dette, som har priskonsekvens, skal avtales på forhånd. 

Reiser og reisetid
Reisetid dekkes som hovedregel ikke. Forhåndsavtalte reiser dekkes etter Statens satser for reise- og diett. Det dekkes kun reisekostnader for reiser i Norge.

Priser
Alle priser fremgår av SSA-L Bilag 6 – Vedlegg 1 Prisskjema.

Ved behov for oppgaver som eksempelvis nye integrasjoner, kan oppdragsgiver spørre leverandøren om en fast pris for den aktuelle oppgaven.

3.    Avtalens punkt 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser

3.1. Betalingsmilepæler

Fakturering for kostnader i implementeringsfasen faktureres når milepæl nevnt i bilag 3 i implementeringsprosjektet er gjennomført og godkjent av Kunden. 

Kunden faktureres kostnader til løpende tilgang til løsningen etterskuddsvis og kvartalsvis.

Faktureringsgrunnlaget beregnes med utgangspunkt i brukere med lisens i løsningen den siste dagen i det aktuelle kvartalet. 

Fakturering for kostnader til løpende tilgang til løsningen begynner å løpe etter leveringsdag.  

3.2. Elektronisk faktura

Leverandøren skal levere elektronisk faktura til Bergen kommune på Elektronisk handels-format (EHF).

Leverandør skal følge Bergen kommunes til enhver tid gjeldende retningslinjer for elektronisk fakturering.

Oppdaterte retningslinjer finnes her: Sende elektronisk faktura til kommunen.

Dersom lenken ovenfor skulle feile, finner man retningslinjene ved å søke på "faktura" på kommunens hjemmeside (bergen.kommune.no)

Her finner du en oversikt over Fakturasystemer og enkle fakturaportaler som kan levere Elektronisk handelsformat (EHF)

Mer informasjon om elektronisk handelsformat finnes på DFØ sine nettsider på www.anskaffelser.no 

Ved motstrid mellom dette bilaget og Bergen kommunes retningslinjer for elektronisk fakturering, vil Bergen kommune sine retningslinjer for elektronisk fakturering gjelde.

Elektronisk faktura til Bergen kommunes samarbeidsparter som omfattes av anskaffelsen (jf. fullstendig opplisting i Bilag 1), avtales med hver enkelt samarbeidspart.

3.3.           Særskilt merking av faktura

I dette avsnittet presiseres enkelte krav fra avsnittet "Særskilt for faktura fra avtaleleverandører"

Kontraktsnummer skal påføres faktura.
 

·       Kontraktsnummer skal inn i feltet: cac:ContractDocumentReference>xxxxxxxxxxx<.
Kontraktsnummer skal fremgå i Avtaleskjema eller oppgis av oppdragsgiver før leverandør fakturerer.

·       Ved bestillinger som mottas fra vår e-handelsløsning eller andre innkjøpsløsninger, skal ordrenummer angis.

o   Ordrenummeret skal inn i feltet: cac:OrderReference>xxxxxxxx<. Bare numeriske verdier i dette feltet.

·       Dersom det ikke er sendt bestilling med ordrenummer, skal faktura merkes med ressursnummer.

o   Ressursnummer til fakturabehandler. Ressursnummeret består av 5 eller 6 siffer. Det skal inn i feltet: cbc:BuyerReference>xxxxxx<., som er Deres ref. på selve fakturaen.

Merking av faktura til Bergen kommunes samarbeidsparter som omfattes av anskaffelsen (jf. fullstendig opplisting i Bilag 1), avtales med hver enkelt samarbeidspart.

3.4. Krav til artikkelnummer

Med mindre annet er avtalt med oppdragsgiver skal artikkelnumrene som påføres faktura være de samme som oppgitt i bilaget for prisbestemmelser.

Faktura skal inkludere artikkelnummer på levert vare eller tjeneste på fakturalinje.

3.5.      Feil i fakturaformat

Fakturaer som ikke har innhold eller format slik angitt ovenfor, ansees som ikke mottatt.

Kreditnota skal i slike tilfeller ikke utstedes/sendes.

Betalingsfrist løper først fra den dato korrekt faktura er mottatt.
 

3.6.      Faktura til samarbeidsparter

Faktura til Bergen kommunes samarbeidsparter som omfattes av anskaffelsen (jf. fullstendig opplisting i Bilag 1), skal ikke sendes til Bergen kommune.

Leverandør avklarer med den enkelte samarbeidspart hvilken fakturaadresse og format som skal benyttes.

Det økonomiske mellomværende ordnes direkte mellom bestillende enhet og Leverandøren.

4.       Avtalens punkt 4.5 Prisendringer

Ved motstrid med vilkår i Avtalens punkt 4.5 Prisendringer har vilkårene i dette bilaget forrang.

4.1. Rett til prisregulering

Prisene i denne avtalen kan kreves regulert årlig av begge parter. Den part som krever prisregulering er ansvarlig for å sende varsel og utregning av prisreguleringen. Prisreguleringen skal godkjennes av den andre parten.

Første reguleringstidspunkt er 12 måneder etter avtalesignering.
Andre reguleringstidspunkt er etter 24 måneder, og med samme intervall så lenge avtalen varer.

4.2. Varsel om prisregulering

En prisregulering skal varsles minst 14 dager før reguleringstidspunktet. Varselet skal være skriftlig og inneholde en beregning av prisendringen i henhold til pkt. 4.3.

Hvis prisregulering ikke blir varslet innen fristen 14 dager før reguleringstidspunktet, bortfaller ikke retten til å kreve prisregulering. Reguleringstidspunktet forskyves da til 14 dager etter at varselet ble mottatt. Opprinnelig reguleringstidspunkt legges til grunn for avlesning av indeksverdi og utregning av nye priser. Senere reguleringstidspunkt forskyves ikke i slike tilfeller.

4.3. Indeks og formel for prisregulering

Prisene skal reguleres med utgangspunkt i følgende indeks: 14335: Produsentprisindeks for tjenester (2021=100), etter næring, statistikkvariabel og kvartal
 
Næring, 2-siffernivå: 62 Tjenester tilknyttet informasjonsteknologi:
 https://www.ssb.no/statbank/table/14335/tableViewLayout1/

Endringer i priser for tredjepartsleveranser som inngår i tjenesten gir også krav på tilsvarende prisendringer for tjenesten.

Startindeks (heretter i0): Siste publiserte indeksverdi på tidspunktet for tilbudsfrist for endelig tilbud.

Indeksverdien var da: [fyll inn verdi før kontraktsignering]

Sluttindeks (heretter i1): Siste publiserte indeks på varslingstidspunktet.

Prisregulering skal skje ved hjelp av følgende formel:

Prisendring i prosent: (i1-i0)/i0 x 100

4.4.  Virkning av prisregulering

Nye priser gjelder for tjenester som gjøres etter avtalt reguleringstidspunkt.

Dersom det skjer endringer i merverdiavgift eller andre avgifter som får påvirkning på indeksen på en måte som gir et feilaktig bilde på faktisk prisutvikling, skal det tas hensyn til slike endringer på det aktuelle reguleringstidspunktet.

Endringer i valutakurser utover det som blir fanget opp av aktuell prisindeks er Leverandørens risiko.

4.5.  Skifte av indeks

Dersom innholdet i aktuell indeks er endret, eller dersom aktuell indeks ikke lenger er tilgjengelig eller oppdatert, skal partene avtale ny relevant indeks som skal ligge til grunn for prisreguleringen.

Ny relevant indeks skal avtales på bakgrunn av råd fra SSB eller evt. annen utgiver av den aktuelle indeksen som skal erstattes.

Prisene kan for øvrig endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens priser eller kostnader.

Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten

1 Introduksjon 

Dette bilaget inneholder endringer til den generelle avtaleteksten for Avtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L).

2 Avtalens punkt 1.3 Tolkning – rangordning 
Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles her med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag, jf. avtalens punkt 1.3. 

Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor avtaleteksten ikke eksplisitt åpner for dette. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at avvik, forbehold og endringer i avtalen kan medføre at tilbudet blir avvist. 

Alle endringer skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til samt resultatet av endringen.   

Alle endringene til den generelle avtaleteksten framgår av tabellen under. Det henvises til det aktuelle punktet i avtalen, sammen med den opprinnelige avtaleteksten. Endringene i den generelle avtaleteksten framgår av tabellens siste kolonne. 

Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen

Introduksjon  

Dette bilaget er i henhold til avtalens punkt 1.4 og beskriver håndtering av endringer i tjenesten etter avtaleinngåelsen. Bilaget skal derfor ikke fylles ut før avtalen er inngått.  

Avtalens punkt 1.4 Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen  

Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen skal gjøres skriftlig og i henhold til avtalens punkt 1.4. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog

Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser

1 Introduksjon 

Dette bilaget beskriver leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser, jf. avtalens punkt 2.2 

Med tredjepartsleveranser menes her standardiserte leveranser som ikke direkte reguleres av kontraktsbestemmelsene som gjelder mellom Leverandøren og Kunden, selv om de inngår som en del av leveransen. Tredjepartsleveranser følger egne fastsatte vilkår som gjelder mellom Kunden og Leverandør av tredjepartsleveransen.

2 Krav til tredjepartsleveransene

3 Avtalens punkt 2.2 Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser

I den grad tredjepartsleveranser er inkludert i tjenestene fra Leverandøren, skal kopi av vilkårene for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveransene framgå av tabellen under. Vilkårene er bindende for Kunden.

Leverandøren skal angi kopi av vilkårene nedenfor i dette dokumentet, eller som eget vedlegg. Det skal ikke oppgis en lenke til vilkårene.  

Vilkår for tredjepartsleveransene skal ikke inneholde vesentlige avvik fra SSA-L med bilag og tilhørende vedlegg. Hvis det forekommer enkelte mindre avvik fra spesifikasjonene, vil ikke dette nødvendigvis automatisk medføre avvisning. Bergen kommune vil i slike tilfeller gjøre en konkret vurdering av om avviket er vesentlig. Vi gjør likevel oppmerksom på at avvik kan medføre avvisning.

Tredjepart    Kort beskrivelse av tjenesten som leveres fra tredjepart    Referanse til vilkår som er bindende for kunden.

Svar:

Leverandørens besvarelse: 

Informasjon i forbindelse med leverandørens besvarelse: Leverandøren skal beskrive hvilke forpliktelser vilkårene pålegger Kunden og hvilke ansvarsbegrensninger tredjepart forbeholder seg.   Leverandøren skal spesielt påpeke i hvilken grad og i hvilke situasjoner tredjepart vil foreta feilretting, samt hvilke garantier og SLA-krav som gjelder. Det er også viktig å påpeke eventuelle uvanlige eller byrdefulle reguleringer. Vilkår som innebærer vesentlig avvik fra anskaffelsesdokumenter kan medføre avvisning. 

Svar:

Bilag 2 Besvarelse på tildingskriterier